يجب أرشفة الملف الأصلي أولًا.
بعد تصدير السجلات من المنصة، احفظ الملف الأصلي أولًا، مع تسجيل الحساب والنطاق الزمني والمنطقة الزمنية للتصدير وتاريخ الإنشاء، ثم أنشئ نسخة عمل. لا تحذف الصفوف التي تبدو مكررة مباشرةً، لأن الجداول المختلفة قد تعكس أوامر أو معاملات فردية أو تغييرات في دفتر الأستاذ أو عمليات سحب على سلسلة الكتل. لا يعني تشابه التنسيق بالضرورة تشابه الحدث؛ لذا فإن إنشاء قاموس للحقول أولًا أكثر موثوقية من النقر على "حذف التكرارات" مباشرةً.
أعطِ الأولوية لاستخدام مُعرّفات الأحداث الثابتة.
في حال وجود مُعرّفات للمعاملات أو التداولات أو السجلات، أعطِ الأولوية لدمجها مع المنصة والحساب ونوع الحدث لتكوين مفتاح. لا تعتمد على الوقت والمبلغ فقط لإزالة التكرارات؛ فقد تحدث عدة عمليات تداول بنفس الكمية في الثانية نفسها. قد تختلف مساحات المُعرّفات بين واجهات المنصات؛ لذا يجب التأكد من الربط بين الجداول. يجب وضع علامة على السجلات التي تفتقر إلى مُعرّفات ثابتة بأنها تتطلب التحقق؛ تجنب التخمين للحصول على نتيجة تبدو موثوقة.
قد يتوافق طلب واحد مع عدة عمليات تداول.
قد تُنتج عمليات التداول الجزئية أسعارًا وكميات ورسومًا متعددة. في حال استيراد ملخصات الطلبات وعمليات التداول الفردية معًا، فقد يتم احتساب كميات البيع والشراء بشكل متكرر. بعد تحديد الطبقة التي ستُستخدم كسجل رئيسي، احتفظ بالطبقة الأخرى للمقارنة. يمكن خصم الرسوم من رمز مميز آخر؛ يجب تسجيل وحدات الأصول بشكل منفصل، ولا يجوز خصم أي رسوم مباشرةً من كمية الشراء.
يجب فصل التحويلات الداخلية عن عمليات السحب على سلسلة الكتل.
قد تفتقر التحويلات بين الحسابات الرئيسية والفرعية إلى تجزئات المعاملات على سلسلة الكتل، ولا ينبغي اعتبار التحويلات بين المحافظ ذاتية الحفظ معاملتين منفصلتين لمجرد استلام إحداهما وسحب الأخرى. يجب الاحتفاظ بحساب المصدر، وحساب الوجهة، والكمية، وبيانات الاعتماد المطابقة؛ في حال عدم وجود تطابق، يُدرج كحالة شاذة. يعتمد خضوع حدث ما للضريبة على القواعد المحلية وطبيعة المعاملة الحقيقية؛ ولا يمكن لأدوات إزالة التكرار وحدها تقديم استنتاجات ضريبية.
تحقق من القواعد باستخدام عينة صغيرة.
أولًا، حدد عملية شراء عادية واحدة، ومعاملة جزئية واحدة، وعملية سحب واحدة، وتحويلًا داخليًا واحدًا، وتتبع تمثيلاتها يدويًا في جميع الملفات. يجب أن توضح القواعد الأسطر التي يتم الاحتفاظ بها، والحقول التي يتم دمجها، والسبب. عند استخلاص نطاقات زمنية متداخلة، تحقق مما إذا كان الحدث نفسه يتطابق باستمرار؛ إذا عدّلت المنصة الحقول السابقة، فلا ينبغي الكتابة فوق الملفات القديمة تلقائيًا.
الاحتفاظ بالفروقات وسجل التدقيق
يسجل الجدول النهائي اسم الملف الأصلي، ورقم السطر الأصلي، وقواعد التنظيف، والمنطقة الزمنية للتحويل، وسبب الشذوذ، ويطابق الكمية مع رصيدي بداية ونهاية الحساب. تُدرج الفروقات غير المبررة بشكل منفصل، ولا ينبغي ملؤها قسرًا تحت "إيرادات أخرى". هذه الوثيقة لأغراض تجميع البيانات ولا تُشكل نصيحة ضريبية شخصية؛ عند تقديم الإقرارات الضريبية الفعلية، يجب مراجعتها من قِبل شخص مُلمّ بالقوانين المحلية.